Jak rozwiązać firmę  w Nowym Jorku?

Jakakolwiek byłaby przyczyna zamknięcia firmy, ważne jest by pamiętać o kilku istotnych krokach, które należy przedsięwziąć oraz kwestiach praktycznych, o których należy pomyśleć by uchronić, podczas procesu zamykania firmy, swoja osobę, swoją historię kredytową oraz reputację i nie pozbawić się możliwości ewentualnego ponownego otwarcia biznesu.

Poniżej istotne kroki, jakie należy przedsięwziąć w celu zamknięcia firmy w Nowym Jorku. W kolejnym wydaniu podane zostaną informacje, dotyczące zamknięcia firmy w New Jersey.

Na wstępie należy zadbać, by sama spółka, a właściwie jej wspólnicy wyrazili zgodę na zamknięcie firmy. Jeżeli firma prowadzona była w formie jednoosobowej spółki, lub spółki rodzinnej np. razem ze współmałżonkiem, wtedy nie potrzeba zwoływać oficjalnego zgromadzenia wspólników i przegłosowywać uchwały o rozwiązaniu spółki. Właściciel spółki jednoosobowej lub małżonkowie, będący współwłaścicielami, mogą nieoficjalnie podjąć decyzję o rozwiązaniu spółki i przejść od razu do kolejnego etapu. Jeżeli firma prowadzona jest w formie korporacji (Inc.), spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) lub w formie spółki (Partnership), wtedy wspólnicy muszą zgodzić się na rozwiązanie spółki poprzez podjęcie uchwały w tym przedmiocie. W kwestii podejmowania uchwał należy dokładnie zbadać statut spółki, który zawiera w sobie postanowienia dotyczące odpowiedniej większości potrzebnej do przegłosowania uchwały o rozwiązaniu spółki itp. Jeżeli spółka podjęła już odpowiednie uchwały tzn. wyraziła zgodę na jej rozwiązanie, wtedy należy podjąć kolejne kroki wymagane przez nowojorskie prawo dotyczące spółek.

Nowojorskie prawo dotyczące spółek tzw. biznesów czy firm, przewiduje procedurę dobrowolnego rozwiązania firmy. Procedura jest dwustopniowa i obejmuje współdziałanie z przynajmniej dwoma urzędami; urzędem podatkowym (New York State Departament of Taxation and Finance) oraz Nowojorskim Departamentem Stanu (New York Departament of State)

Rozwiązanie firmy składa się z dwóch etapów: po pierwsze należy otrzymać pisemną zgodę tzw. written consent na rozwiązanie firmy wydaną przez urząd podatkowy. Urząd podatkowy musi zbadać czy firma nie posiada zaległości podatkowych oraz czy złożone były wymagane zeznania podatkowe. Aby otrzymać zgodę urzędu podatkowego należy złożyć tzw. final tax return tzn. ostateczne zeznanie podatkowe oraz rozliczyć się z zaległych podatków, jak również złożyć brakujące zeznania. Jeżeli firma rozwiązywana nie posiada zaległości podatkowych oraz złożone były wymagane zeznania podatkowe, urząd podatkowy wyda pisemną zgodę na rozwiązanie firmy.

Kolejnym etapem rozwiązania firmy po otrzymaniu zgody urzędu podatkowego jest przygotowanie i złożenie tzw. Certificate of Dissolution, co można tłumaczyć jako certyfikat rozwiązania firmy. Certyfikat zawiera istotne informacje na temat rozwiązywanej spółki, jak również oświadczenie odnośnie decyzji o rozwiązaniu spółki, oraz podpisy osób autoryzowanych do wydawania oświadczeń woli w imieniu spółki.

Firma rozwiąże się z dniem złożenia wymaganych dokumentów i certyfikatów w New York Departament of State. Ze złożeniem certyfikatu wiążą się pewne opłaty. Zazwyczaj jest to 60 dol. Jeżeli osobie, rozwiązującej firmę bardzo zależy na czasie, wtedy za dodatkową opłatą 150 dol. firma może być rozwiązana w dwie godziny. W normalnym wypadku firma powinna zostać rozwiązana w ciągu około dwóch tygodni od złożenia wymaganych dokumentów.

Należy również pamiętać o uregulowaniu spraw dotyczących pensji pracowniczych, ubezpieczenia firmowego, jak również kwestii związanych z podatkiem od sprzedaży, czyli tzw. sales tax.

Kilka wskazówek praktycznych:
- Jeżeli firma wpadła w problemy finansowe lub zwyczajnie nie opłaca się dłużej jej prowadzenie, wtedy znacznie korzystniejszym rozwiązaniem jest dobrowolna likwidacja firmy. Przymusowe rozwiązanie firmy, spowodowane np. zaprzestaniem prowadzenia działalności, nie spłaceniem kredytodawców oraz zaniedbaniem składania półrocznych sprawozdań, pociąga za sobą wiele niepożądanych skutków;
- Jeżeli firma wynajmuje lokal służbowy, najwygodniej jest rozwiązać firmę w momencie zakończenia umowy najmu;
- Należy poinformować wszystkich dostawców i partnerów biznesowych o fakcie rozwiązania się firmy, podając konkretną datę zakończenia działalności;
- Aktywa firmowe powinny być spieniężone, co pozwoli na opłacenie zaległych rachunków firmowych, szczególnie podatków federalnych i stanowych;
- Należy zadbać o zakończenie współpracy z dostawcami świadczeń takich, jak: woda, gaz, elektryczność, telefon itd.;
- Należy pomyśleć o uregulowaniu wszelkich spraw formalnych i prawnych przy pomocy doradcy podatkowego oraz prawnika. Do takich spraw zaliczyć można np. odwołanie udzielonych firmie licencji oraz pozwoleń.

Odwołanie zapobiegnie naliczaniu dodatkowych podatków związanych z licencjami i pozwoleniami, jak również ewentualnych kar dotyczących nie uregulowania w/w podatków. Pamiętajmy, że licencje oraz pozwolenia nie wygasają automatycznie.

Na koniec, warto jest podkreślić, że najistotniejszą rzeczą jest sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, potwierdzającej wyżej wykonane czynności oraz przechowywanie jej w łatwo dostępnym i bezpiecznym miejscu.

Powyższy artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie może być traktowany jako porada prawna.