Jak rozwiązać firmę w New Jersey (2)

Jakakolwiek byłaby przyczyna zamknięcia firmy, ważne jest, aby pamiętać o kilku istotnych krokach, które należy przedsięwziąć oraz kwestiach praktycznych, o których należy pomyśleć, by uchronić podczas procesu zamykania firmy swoją osobę, swoją historię kredytową oraz reputację, i nie pozbawić się możliwości ewentualnego ponownego otwarcia biznesu.

W poprzednim artykule otrzymaliście państwo odpowiedź na pytanie, jak rozwiązać firmę działającą w Nowym Jorku. W dzisiejszym wydaniu czas ustalić istotne kroki, jakie należy przedsięwziąć w celu zamknięcia firmy działającej w New Jersey.

Jeżeli firma przestała funkcjonować i dalsze prowadzenie jej nie jest pożądane, należy zadbać o rozwiązanie firmy i wykreślenie jej z rejestru urzędu skarbowego (New Jersey State Treasury). Jest to bardzo istotne, ponieważ firma faktycznie nie będzie już funkcjonowała, ale będzie w dalszym ciągu zobowiązana składać zeznania podatkowe i uiszczać coroczne minimalne składki podatkowe. Obowiązki podatkowe będą ciążyć na firmie i jej właścicielach, a w pewnych przypadkach i na jej organach, do czasu, gdy zostanie ona prawnie rozwiązana.

Podobnie, jak przy rozwiązaniu firmy działającej w Nowym Jorku, na wstępie należy zadbać, by sama spółka, a mianowicie jej wspólnicy wyrazili zgodę na zamknięcie firmy. Jeżeli firma prowadzona była w formie jednoosobowej spółki, lub spółki rodzinnej np. razem ze współmałżonkiem, wtedy nie potrzeba zwoływać oficjalnego zgromadzenia wspólników i przegłosowywać uchwały o rozwiązaniu spółki. Właściciel spółki jednoosobowej lub małżonkowie będący współwłaścicielami mogą nieoficjalnie podjąć decyzję o rozwiązaniu spółki i przejść od razu do kolejnego etapu. Jeżeli firma prowadzona jest w formie korporacji (Inc.), spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) lub w formie spółki (Partnership), wtedy wspólnicy muszą zgodzić się na rozwiązanie spółki poprzez podjęcie uchwały w tym przedmiocie. W kwestii podejmowania uchwał należy dokładnie zbadać statut spółki, który zawiera w sobie postanowienia dotyczące odpowiedniej większości potrzebnej do przegłosowania uchwały o rozwiązaniu spółki itp. Jeżeli spółka podjęła już odpowiednie uchwały, tzn. wyraziła zgodę na jej rozwiązanie, wtedy należy podjąć kolejne kroki wymagane przez prawo New Jersey dotyczące firm.

Firmę uznaje się za prawnie rozwiązaną z momentem otrzymania przez urząd podatkowy, wydział przychodów, poprawnie wypełnionej i podpisanej zgody wspólników na rozwiązanie firmy, wymaganych opłat oraz zawiadomienia z urzędu podatkowego o niezaleganiu z podatkami tzw. Tax Clearance Certificate. Urząd podatkowy musi zbadać, czy firma nie posiada zaległości podatkowych oraz, czy złożone były wymagane zeznania podatkowe. Aby otrzymać zgodę urzędu podatkowego należy złożyć final tax return, tzn. ostateczne zeznanie podatkowe, oraz rozliczyć się z zaległych podatków, jak również złożyć brakujące zeznania. Ponieważ uzyskanie zawiadomienia o nie zaleganiu z podatkami może zająć nawet do kilku miesięcy, przyjmuje się, że odpowiedzialność podatkowa, co do przyszłych należności podatkowych, ustaje z chwilą wysłania i zaakceptowania przez urząd podatkowy, wydział przychodów, prośby o rozwiązanie firmy.

Od strony technicznej rozwiązanie firmy następuje przez internet. Należy w tym celu połączyć się z przeznaczonym do tego celu programem internetowym. Aby zalogować się do programu należy podać 10-cyfrowy numer identyfikacyjny firmy, formę prawną w jakiej firma była prowadzona (korporacja, LLC, LLP, etc.) oraz dokładną datę rozpoczęcia przez firmę działalności w New Jersey.

Firmy typu nonprofit będą w stanie dokonać wszelkich formalności dotyczących zamknięcia działalności przez internet. Firmy typu forprofit będą musiały dodatkowo wnioskować o w/w Tax Clearance Certificate. Prośba o rzeczony certyfikat będzie musiała być osobno wysłana do urzędu podatkowego.

Rozwiązanie firmy będzie uznane za ostateczne z chwilą wprowadzenia w system internetowy wszelkich wymaganych informacji i opłat, a w przypadku firm forprofit z chwilą otrzymania przez urząd skarbowy Tax Clearance Certificate.

Opłaty związane z rozwiązaniem firmy wynoszą 120 dol. – opłata w wysokości 95 dol. za rozwiązanie firmy oraz 25 dol. za Tax Clearance Certificate.

Bardzo ważne: jeżeli formalności związane z rozwiązaniem firmy nie zostaną dokończone, tzn. nie zostaną uregulowane należności podatkowe, opłaty za rozwiązanie firmy itd., informacja o zaległościach zostanie przekazana do specjalnej jednostki windykacyjnej w celu dalszej egzekucji należności. Jednostka powyższa wystosuje żądania zapłaty zarówno do firmy, jak również w pewnych przypadkach do właścicieli firmy oraz jej organów takich, jak członkowie zarządu i dyrektorzy. Właściciele firmy oraz jej organy mogą być w konkretnych sytuacjach osobiście odpowiedzialni za zaległości podatkowe. Ponadto, jeżeli zaległości te pomimo żądań specjalnej jednostki windykacyjnej nie zostaną uregulowane, sprawa zostanie skierowana do sądu. Pozew w takiej sprawie może być skierowany zarówno przeciwko samej firmie, jak również przeciwko jej właścicielom i organom.

Zamykając firmę należy również pamiętać o uregulowaniu spraw dotyczących pensji pracowniczych, ubezpieczenia firmowego oraz kwestii związanych z podatkiem od sprzedaży, czyli tzw. sales tax.

Kilka wskazówek praktycznych:

• Jeżeli firma wpadła w problemy finansowe lub zwyczajnie nie opłaca się dłużej jej prowadzenie, wtedy znacznie korzystniejszym rozwiązaniem jest dobrowolne rozwiązanie firmy. Przymusowe rozwiązanie firmy, spowodowane np. zaprzestaniem prowadzenia działalności, nie spłaceniem kredytodawców oraz zaniedbaniem składania półrocznych sprawozdań, pociąga za sobą wiele niepożądanych skutków;
• Jeżeli firma wynajmuje lokal służbowy, najwygodniej jest rozwiązać firmę w momencie zakończenia umowy najmu;
• Należy poinformować wszystkich dostawców i partnerów biznesowych o fakcie rozwiązania się firmy, podając konkretną datę zakończenia działalności;
• Aktywa firmowe powinny być spieniężone, co pozwoli na opłacenie zaległych rachunków firmowych, szczególnie podatków federalnych i stanowych;
• Należy zadbać o zakończenie współpracy z dostawcami takich świadczeń, jak: woda, gaz, elektryczność, telefon itd.;
• Należy pomyśleć o uregulowaniu wszelkich spraw formalnych i prawnych przy pomocy doradcy podatkowego oraz prawnika. Do takich spraw zaliczyć można np. odwołanie udzielonych firmie licencji oraz pozwoleń, odwołanie w naliczaniu dodatkowych podatków związanych z licencjami i pozwoleniami, jak również ewentualnych kar związanych z nieuregulowaniem w/w podatków. Pamiętajmy, że licencje oraz pozwolenia nie wygasają automatycznie.

Na koniec warto podkreślić, że najistotniejszą rzeczą jest sporządzenie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wyżej wykonane czynności oraz przechowywanie jej w łatwo dostępnym i bezpiecznym miejscu.